+36-70-3849516 info@virtualadmin.hu

Hatékony időgazdálkodás az Eisenhower Mátrix segítségével

Sokszor azt sem tudod mihez kapj, rengeteg feladatod van? Hiába dolgozol lelkiismeretesen, úgy látod soha nem érsz a feladataid végére? Akkor az időgazdálkodás neked is segíthet. Ezzel meg tudod nézni, hogy mi az a feladat, amit mindenképpen Neked kell elvégezned, és melyek azok, amiket kiszervezhetsz kollégának, virtuális asszisztensnek.

Szeretnék bemutatni egy nagyon hatékony módszert, aminek a segítségével jobban be tudod osztani az értékes idődet, eredményesen és hatékonyan dolgozhatsz.

Eisenhower egyik híres mondása: „Ami fontos, az ritkán sürgős, és ami sürgős az ritkán fontos”.

A sürgősség – mivel a fontosság érzetét kelti – nagyon könnyen összetéveszthető a fontossal. A kettő pedig nagyon nem ugyanaz! Ha valami fontos, akkor az kihagyhatatlanul szükséges a céljaink elérésben, az eredményességhez! A sürgős dolgok a céljaink elérésnek tekintetében nem mindig fontosak. Sőt, csak nagyon ritkán fontosak, igazából azt jelenti, hogy „gyors beavatkozásra van szükség”.

A feladatainkat alapvetően – fontosság / sürgősség szerint – 4 kategóriába sorolhatjuk:

  1. Fontos és sürgős. Ha ezeket nem csinálod meg azonnal, akkor összeomlik a ház. Egyformán sürgős és fontos is, ezeket csináld meg azonnal!
  2. Fontos, de nem sürgős. Ez a legfontosabb és leghatékonyabb kategória. Arra kell törekedned, hogy minél több idő jusson az itteni tennivalókra. Folyamatok szervezése, hosszútávú tervek készítése, kibontása. Olyan tevékenységek, amelyek hosszútávon hoznak eredményeket. Vedd észre, hogy valójában ezek a tevékenységek hozzák el azt a boldogságot, amire igazán vágysz.
  3. Nem fontos, de sürgős. Ide tipikusan azok az ügyek tartoznak, amelyek azonnali beavatkozást igényelnek, de közelebbről megnézve nem igazán fontosak. Az ilyen feladatokat egyszerűen add ki valakinek (munkatárs, vagy virtuális asszisztens), aki elvégzi helyetted, és minél gyorsabban térj vissza a fenti 1-2. pontokhoz.
  4. Nem fontos, nem sürgős. Ez leginkább úgy írható le, mint azok a „tennivalók”, amelyeknek semmi köze a céljaid megvalósításához. Ezeket a tevékenységeket egyszerűen hagyd el. Pl. ne ülj a tévé előtt szappanoperákat nézve, mert ez nem visz előre.

Eisenhower Mátrix - időgazdálkodás - kiszervezés - virtuális asszisztens

Az Eisenhower Mátrix elmélete hasznos eszköz a tevékenységek minősítésében. Az a cél, hogy minél kevesebb tűzoltás legyen (1. csoport), és minél több időt tölts a 2-es pontba tartozó tevékenységekkel! Ha csak a sürgős ügyekkel foglalkozol, akkor teljesen szétszóródik a figyelmed, és pont, hogy a legfontosabb tevékenységekre nem marad idő!

Tehát első lépésként gondold végig az összes rád váró feladatot és listázd, írd ki magadból. Itt a mindenen van a hangsúly, sorrendiség nélkül. Ezt követően nézd át őket elölről és helyezd el az Eisenhower mátrixba, mely tevékenységeid hová sorolhatók! Te az 1. és a 2. csoporttal foglalkozz, a 3-ast add ki virtuális asszisztensnek, 4-eseket vesd el!

Tudok Neked valamiben segíteni? Egyeztessünk kiszervezhető feladataidról, nézd meg én miben tudlak támogatni. Szolgáltatásaim >>>

Te hogyan oldod meg, hogy a fontos dolgokra jusson idő? Írd meg kommentben!