Évtervezés, folyamatos kontrolling/cash-flow, majd értékelés!
Korábban sem volt ismeretlen számomra a tervezés, multis alkalmazotti éveimben is szükségem volt bevételi terv készítésére, de mióta bekerültem a vállalkozók körébe, ennek hasznosságát kicsit átértékeltem (sok minden más mellett). Meglepően jó érzés tudni, hogy van egy kapaszkodó, amihez nyúlhatok, amikor elbizonytalanodom az utamon, vagy amikor azt érzem, maguk alá temetnek a mindennapi feladatok. Most nem feltétlen az évtervezésre szeretném írásomat kihegyezni, mert elkanyarodnék eredeti üzenetemtől, inkább arra, hogy az elkészült terveddel hogyan dolgozz tovább.
Ahhoz, hogy tudd, hogy állsz a kitűzött céljaidhoz képest, folyamatosan nyomon kell követned bevételeid, és kiadásaid alakulását. Igen, neked, és rendszeresen! Nem majd a könyvelőnek, nem utólag, főleg nem hónapok múlva. A könyvelőnek akár 3 hónapra is szüksége lehet, míg számláid eljutnak hozzá, azokat lekönyveli, és mond neked egy számot. Ez rengeteg idő, egy vállalkozás kontroll nélkül ennyi idő alatt tetemes mínuszt is felhalmozhat.
Mivel van terved, annak nyomon követésével gyakorlatilag azonnal láthatod, hogy valami nem okés és meg is találod a bibit, remélhetőleg még azelőtt, hogy nagyobb baj lenne.
Azonnal ki tudod deríteni, hogy például mire költöttél a tervezettnél többet, és azt is, hogy miért. Ez az a kontrolling, ami nem csak a bibit tárja fel, hanem lehetőleg annak okát is megszünteti.
Saját érdeked, hogy folyamatosan lásd ezeket az adatokat és tisztában legyél a kialakult helyzettel. Ha a változásokra gyorsabban, és pontosabban reagálsz, év végén több marad a zsebedben. Mert, ha céged megbetegszik, te is érzed a fájdalmat, a gyógymód pedig a kezedben van. De jobb, ha megelőzöd a bajt.
Számlaadatok: Mivel 2020. július 1-től a NAV-nak át kell adni a számla adatokat, ezért az adatexport viszonylag egyszerű. Le tudod kérni a költség és bevételi számláidat, így gyorsabban jutsz a profitot jelentő adatokhoz.
Pénzért, egészen pontosan profitért vállalkozol.
Jelen helyzetben ehhez a korábbinál lényegesen pontosabb tervezés, és szorosabb ellenőrzés szükséges. Ehhez a július óta történt fejlesztések segítséget adnak. Az ajtó most már számodra is nyitva áll, vedd kezedbe, ne várj a könyvelőd nyilvántartására, neki hagyd meg a szakmai feladatokat.
Ez csak akkor hoz eredményt, ha megfelelően használod őket, akkor, ha tudod, mit, miért és hogyan terveztél, és hogyan akarod ellenőrizni azt. Akkor, ha megérted, hogy a vállalkozásodban történő folyamatokat hogyan lehet mérni, és lefordítani számokra.
A KKV-k körében (tisztelet a kivételnek) általános felfogás, hogy a vállalkozásuk minden pénzügye a könyvelő dolga. Majd ő megmondja ki tartozik még, kinek és mikor kell fizetni, mennyi fedezet van egy hitelhez, vagy mennyi vehető ki a családi nyaraláshoz. Ez nonszensz!
A könyvelőd legfőbb feladata a múltbeli adatok könyvelése, bevallása, illetve az adózást, számvitelt érintő törvények megfelelő alkalmazásában segít és ad tanácsot. A pénzügyi tervezés pedig a jövőbe látás képessége. Ezért ez a Te privilégiumod, hiszen Te tudod melyik szélbe kapaszkodjon vállalkozásod, hogy a hajód lendületet kapjon. Tehát a pénzügyi tervezés a jövő, az a kristálygömb, amibe belenézve megpróbálod látni, mi lesz 3, 6 hónap múlva, illetve 1, 5, vagy ne adj isten 25 év múlva. Persze a könyvelő tud segítséget nyújtani, de csak azután, hogy már megvannak a sarokszámok.
Pénzügyi terved készítésénél megpróbálod kitalálni, év végére milyen ráfordítással mekkora bevételed, és ebből mennyi profitod lesz. És ez a lényeg, a profitért dolgozol, nem a bevételért.
A profitodra úgy tudsz leginkább figyelemmel lenni, ha a pénzügyi tervedet folyamatosan monitoringozod, kontroll alatt tartod. Vagyis kontrolling nélkül vállalkozásod olyan, mintha bekötött szemmel vezetnél autót.
A pénzügy nem más, mint a vállalkozásodban most történő, napi dolgok felügyelete. A kontrolling pedig a tervek összehasonlítása a valósággal. Alapesetben egyik sem a könyvelő dolga, mert a kisebb cég könyvelője nem vesz részt a napi munkában (pl. nem ő számláz, nem ő utal és nem ő kezeli a házipénztárt).
A kontrolling egy erre a feladatra delegált munkatársad dolga: a napi pénzügyi ellenőrzés, és pénzkezelés. Ezzel kapcsolatban a legfontosabb feladat a bevételeid, és kiadásaid nyomon követése. Azaz vállalkozásod cash-flowjának fenntartása.
A napi működés mellett időről-időre ellenőrizned kell, hogyan is állsz a tervszámokhoz képest: ez a kontrolling. Egy jól felállított kontrolling rendszer (aminek az alapja napi pénzügyeid szigorú nyomon követése!) rengeteg pénz elszivárgását képes megelőzni.
Összegezve:
- a pénzügyi tervezés a vágyaidnak számokban történő megfogalmazása
- a kontrolling összeveti ezeket a vágyakat a tényekkel
- a könyvelés pedig megmondja, mennyi adót fizetsz az álmodozás után
Nincs időd még a cash-flow vezetésével is foglalkozni, de nincs szükséged 8 órában egy kontrollingos alkalmazottra? Szervezd ki nekem, szívesen segítek vállalkozásod pénzügyi kimutatásának napi vezetésében. Keress bizalommal az info@virtualadmin.hu mailcímen.